Signaal met workflow
Stel, je hebt een medewerker die 25 jaar in dienst is. Dit is natuurlijk niet zomaar iets en wil je niet vergeten. Als goed werkgever wil je de medewerker feliciteren en een cadeau geven. Hoe zorg je ervoor dat dit binnen AFAS is ingericht en dit snel en efficiënt geregeld wordt?

Type dossieritem
Je start met het leukste, namelijk het inrichten van een type dossieritem! Kopieer een bestaande of maak zelf een nieuwe. Let erop dat je alle stappen doorloopt die je normaal gesproken ook doorloopt (denk hierbij aan het bewerken buiten workflow, kenmerken toestaan en dossieritems zonderkenmerken toestaan en het aanvinken van het zichtbaar in InSite). Activeer het zojuist aangemaakte type dossieritem. Vervolgens ga je de workflow inrichten die via het signaal gestart wordt.

Workflow inrichten en koppelen
Open je type dossieritem en ga naar het tabblad workflow. Klik daar op nieuw en geef de omschrijving mee die je mee wil geven, in dit geval ‘Jubileum 25 jaar in dienst’. Baseer de workflow op een lege workflow. Bouw je workflow met de bijbehorende taken en acties. Zorg dat je bij de acties de juiste bestemming kiest. Doordat je per actie de juiste bestemming kiest, komt bij diegenen die tot die groep behoren de taak om iets te doen. Zo kun je ervoor zorgen dat de personeelsadministratie een cadeau besteld, de salarisadministratie een gratificatie uitkeert, Finance de factuur controleert en betaald en de directeur de taak uiteindelijk krijgt om het cadeau te overhandigen aan de jubilerende medewerker.

Signaal bouwen
Dit is een signaal met als bestemming een workflow. Het signaal gaat af, maar in plaats van dat dit alleen een herinnering is, wordt nu de workflow opgestart die jij gebouwd hebt. Door gebruik te maken van kenmerkcombinaties die aan het signaal gekoppeld worden, is het cirkeltje rond en wordt na het afgaan van het signaal een workflow opgestart.

Wat is het voordeel van een signaal met een workflow?
Zoals je hiervoor hebt kunnen lezen, maak je in de workflow taken aan en dat is precies waar deze vorm van signalering zich in onderscheid. Je kunt niet simpelweg het signaal wegklikken, want je moet ook een actie ondernemen.

Je start direct een workflow die bepaalde stappen doorloopt, waarbij de juiste acties gaan lopen en bij de juiste persoon terecht komen. Dus naast alleen een signaal naar de leidinggevende dat medewerker Y binnenkort 25 jaar in dienst is (deze laat je uiteraard ruim van te voren afgaan), krijgen bijvoorbeeld HR, Salarisadministratie en de directeur een taak om iets te gaan doe. Zo kan HR een cadeau/bos bloemen bestellen en de factuur door Finance laten controleren, Salarisadministratie een gratificatie uitbetalen en de directeur krijgt de taak om het cadeau aan de medewerker te overhandigen. Een signaal die een workflow start, roept dus op tot actie en is minder passief dan een signaal.

Zo zorg je dus dat je nooit een jubileum, verjaardag of een andere gebeurtenis mist en altijd de juiste personen automatisch een taak krijgen om de juiste acties uit te voeren. En laten we eerlijk zijn, hoe fijn is het dat je dit niet zelf hoeft te onthouden, maar het systeem voor je denkt?