Ticket systeem binnen AFAS.

Een ticketsysteem is een systeem waarin vragen, incidenten, wensen etc. kunnen worden ingestuurd.
Een medewerker stuurt bijvoorbeeld een incident in, IT pakt het op en verwerkt het in het systeem en de medewerker krijgt een terugkoppeling.

Veel organisaties werken met externe ticketsystemen van leveranciers als ITSM. Maar met een goede vrije inrichting van AFAS is het niet nodig om hier een extra pakket voor aan te schaffen.
Je kan je interne IT Ticketsysteem namelijk gewoon inrichten en gebruiken via AFAS.
In dit artikel nemen we je mee in de voordelen van het werken met een ticketsysteem binnen AFAS en geven we je een kijkje in hoe wij dit inrichten voor onze klanten.

Waarom zou je werken met een ticketsysteem binnen AFAS en welke voordelen levert het op?

1. Alles ondergebracht in AFAS.

Door alles onder te brengen in één systeem voorkom je dat IT moet wisselen tussen een extern ticketsysteem en AFAS om vragen te kunnen beantwoorden.
Hierdoor bespaar je tijd en heb je, tijdens het beantwoorden van de vraag, gelijk alle informatie in AFAS tot je beschikking.
Naast de tijdbesparing bespaar je ook op de kosten voor het onderhouden van het extra systeem. Dubbel besparen dus!

2. Doorbouwen op de mogelijkheden van AFAS

Als je je ticket systeem onder brengt in AFAS heb je gelijk toegang tot alle voordelen die je ook in je HRM/SA processen kan inzetten.
Zo kun je de tickets laten insturen via een workflow die je zelf kan inrichten, kun je dit gelijk autoriseren binnen InSite en kun je het insturen van tickets beschikbaar maken via een mooie portalpagina.
Daarnaast maak je het proces ‘dummyproof’ door te werken met profielen en workflows. Je voorkomt zo dat tickets niet volledig worden ingestuurd en kun je d.m.v. een goed doordachte workflow ervoor zorgen dat er nooit een stap wordt overgeslagen als dit niet de bedoeling is.

3. Alle analysemogelijkheden via AFAS

Naast het gebruikersgemak voor medewerkers is er ook voor IT een hoop te winnen.
Een kleine opsomming van de inrichting die het proces super soepel laat verlopen:

• Prioriteiten toekennen via kenmerken, dit laat je vervolgens terugkomen in overzichten;
• Gebruik maken van signalen om medewerkers te betrekken in het proces wanneer er reacties of vragen zijn vanuit IT. Op deze manier hoef je niet via de mail contact te hebben, maar verloopt alle communicatie via AFAS;
• Vastleggen van alle vragen via overzichten voor het vrije type dossieritem. Deze zijn vervolgens filterbaar en exporteerbaar naar Excel;
• D.m.v. signalen kun je prioriteiten en deadlines bijhouden voor tickets en ervoor zorgen dat deze nooit te lang blijven liggen of niet afgehandeld worden.

En zo kunnen wij nog wel even doorgaan…. Dus werk je met AFAS? Breng dan ook alles onder in AFAS. Je hoeft geen ander ticketsysteem aan te schaffen! Wij gaan graag met je zitten om in jullie AFAS omgeving een ticketsysteem te bouwen, welke aansluit op jullie HRM en SA systeem, waardoor jullie organisatie nog efficiënter gaat werken!