Testdag bij de klant, kunnen we live?
We nemen jullie mee in een zogeheten ‘testdag’ van de AFAS-inrichting bij een van onze klanten!
De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Wat is een testdag?
- Wat wordt er tijdens zo’n dag getest?
- Hoe is het aangepakt en hoe is het beleefd?
Inez Prud’homme de Lodder, onze collega, deelt graag haar inzichten. Deze dag vond plaats bij de Gemeente Wijdemeren, waar Kweekers samen met VIER Consultancy binnen twee maanden een implementatie van AFAS Profit HRM/Payroll heeft mogen begeleiden en waarbij VIER Consultancy de conversie van medewerkersgegevens ten behoeve van de payroll heeft gerealiseerd. Een bijzonder project waaraan veel collega’s van VIER Consultancy hebben bijgedragen.
Inez: “In alle vroegte ben ik met collega Rob naar Gemeente Wijdemeren gereden. Interessant om eindelijk de locatie te zien waarover ik al zoveel had gehoord van mijn collega’s. Daarnaast is het ook erg leuk om eens de gezichten te zien achter de personen, waarvoor wij vragen oppakken vanuit het Functioneel Beheer Abonnement.”
Wat is een testdag?
Het hoofddoel van de testdag is om de ingerichte processen in AFAS van A tot Z door te lopen. De testactiviteiten zijn een essentiële stap voor de goedkeuring en hiermee kunnen we antwoord geven op de vraag of we live kunnen met AFAS.
Wat wordt er zoal getest?
We controleren of elk proces doet wat het zou moeten doen. Hierbij wisselen we regelmatig van rol, om te achterhalen wat verschillende gebruikers zien en of ze toegang hebben tot de benodigde informatie. Als bijvoorbeeld een medewerker een declaratie indient, wordt deze dan correct doorgestuurd naar de leidinggevende? Bevat de aanvraag de juiste bijlage? Ondergaat een declaratie boven een specifiek bedrag een extra controle door het hoofd van de salarisadministratie? We doorlopen grondig elk proces.
Op welke manier hebben jullie het aangepakt?
“Na een kop koffie werden de test-werkzaamheden verdeeld. Met een team van zeven collega’s gingen we aan de slag. Wat voor mij goed heeft gewerkt is dat we verdeeld waren in koppels zodat je dus altijd kon schakelen met je ‘partner’ bij vragen. De medewerkers van Gemeente Wijdemeren waren ook beschikbaar om hun organisatorische kennis te delen en vragen te beantwoorden. Zo was ik opzoek naar een bepaalde bedrijfsregeling, maar deze kon ik niet terugvinden. Gelukkig kon een HR-medewerker me helpen, waardoor ik snel verder kon met het inrichten en testen.”
“Het testen van de inrichting vergt veel tijd. Na het individuele testen per proces volgde een korte evaluatie om eventuele bijzonderheden te bespreken. Hieruit kwamen enkele onlogische en verbeterbare punten naar voren. Het voordeel hiervan is dat je meteen die punten op kunt pakken qua inrichting, waarvan je weet dat ze het gebruikersgemak verbeteren.”
“Voor mijn eigen overzicht heb ik een document bijgehouden waarin ik het proces dat ik ging testen uitgetekend heb, inclusief de genomen stappen en daarbij per stap mijn bevindingen en de verbetersuggesties genoteerd. Zo had ik alles in één overzicht bij de hand om te testen en te evalueren. Dit maakte voor mijn collega’s ook snel duidelijk hoe de test verliep en welke verbeterpunten er waren.”
Hoe heb je testdag beleefd?
“Ik heb deze testdag als zeer leerzaam en leuk ervaren. Naast dat je de processen in AFAS van A tot Z leert kennen door het testen en inrichten, heeft het ook zeker een meerwaarde om dit samen met collega’s te doen. Het geeft een goed gevoel om samen de schouders eronder te zetten, om ervoor te zorgen dat de testen tot een goed einde worden gebracht. Het allerleukste is natuurlijk dat de uiteindelijke gebruiker een proces kan gebruiken, welke gebruiksvriendelijk en efficiënt is ingericht.
Zo hebben wij er samen voor gezorgd dat zij klaar zijn voor de toekomst”.