Samen met AEB Amsterdam nemen we jullie mee in de veranderingen die hebben plaatsgevonden na de automatisering van de cursusplanning!
Hoe verliep het hiervoor en welke resultaten zijn er na de automatisering uitgekomen?

Hoe ging het proces voor de automatisering van de cursusplanning?

Voordat VIER Consultancy geholpen heeft bij de in te richten in CRM, lag de verantwoordelijkheid voor het plannen en signaleren van de benodigde cursussen bij het Opleidingscentrum. Hierbij werden veel handmatige handelingen verricht, zoals het draaien van analyses en het bijhouden van benodigde certificaten. Gegevens en voortgang werden per medewerker en per cursus vastgelegd.

Hoe is het nu geautomatiseerd?

Allereerst is de vastlegging nu op één centrale plek georganiseerd. In plaats van dat gegevens per medewerker moeten worden vastgelegd, kunnen we nu alle gegevens centraal beheren, zodat het voor elke medewerker geregeld is. Leerlijnen zijn per functie en rol opgesteld, wat betekent dat het altijd duidelijk is welke cursussen medewerkers nog moeten volgen of al hebben afgerond. Ook wordt bijgehouden welke rollen binnen het team al zijn vervuld en welke nog moeten worden ingevuld. Alle vaste taken, zoals het regelen van locaties en docenten, zijn vastgelegd in draaiboektaken per cursus, die vervolgens als taken worden toegewezen aan de juiste personen binnen InSite.

Daarnaast worden de inschrijvingen nu niet meer door het Opleidingscentrum gedaan, maar door de medewerkers zelf. De medewerkers en het team hebben nu de regie in handen. Er is ook een extra workflow geïmplementeerd, zodat de planner een herinnering ontvangt zodra een medewerker zich heeft ingeschreven. Op deze manier kan dit direct in de planning worden verwerkt, waardoor de planning altijd up-to-date is en de veiligheid in de fabriek gewaarborgd blijft.

Behaalde resultaten

Veiligheid:
Veiligheid is een belangrijk aspect binnen AEB. Door de automatisering en afstemming van het cursusmanagement voldoen alle medewerkers aantoonbaar aan de verplichte opleidingseisen die bij hun functie horen.

Doorgroei:
Het is nu makkelijker geworden om de gewenste doorgroei van medewerkers te realiseren, omdat leerlijnen zijn opgesteld en het inzichtelijk is geworden welke stappen daarvoor nodig zijn.

Duidelijkheid:
Het opzetten van leerlijnen en het inzichtelijk maken van benodigde stappen voor doorgroei heeft gezorgd voor meer duidelijkheid voor medewerkers.

Kwaliteit:
Er is meer afstemming tussen de verschillende afdelingen, omdat de verplichte leerlijnen samen met de betreffende afdelingen worden ingevuld door het Opleidingscentrum. Ze dragen bij aan de inhoud van de leerlijnen. Hierdoor is de kwaliteit van de inhoud verbeterd en effectiever geworden.

Inzicht:
Er is nu beter inzicht in diverse gebieden, zoals begroting, inzet van het team, rollen binnen het team en planning. Hierdoor kunnen er betere analyses worden gemaakt en kan er indien nodig gemakkelijker worden bijgestuurd. Dit zorgt voor een efficiëntere werkwijze.

Benieuwd wat VIER Consultancy voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op!