Automatisch gegevens uit AFAS halen, muteren en importeren

Soms kom je klantvragen tegen die onze consultants uitdagen om naar complexe oplossingen te zoeken. Zo kwam onze collega Sander laatst een interessant vraagstuk tegen bij een van onze klanten: De Veiligheidsregio Utrecht. De vraag: “Kunnen we ook automatisch gegevens uit AFAS halen, de gegevens muteren en het automatisch weer importeren? Waarbij de wens was om automatisch de extra kilometers per medewerker vast te leggen.”  Dat klonk als een mooi stukje inrichting! In dit klantverhaal neemt Sander jullie mee in de realisatie hiervan. Dit project is gerealiseerd in samenwerking met Lennard Verduijn en André Olthof van de Veiligheidsregio Utrecht. 

Definities

We gaan een aantal zaken gebruiken voor deze inrichting, zowel binnen AFAS als erbuiten. Hieronder een definitieoverzicht: 

Analyses: We gaan de gegevens ophalen uit AFAS. Hiervoor gebruiken we de functionaliteit analyses;

Importdefinities: Wanneer we de gegevens uit AFAS hebben gehaald, importeren we het weer met importdefinities;

Excel macro: Als de Excel opstart vanuit de analyse willen we dat er automatisch iets wordt gedaan. Hier schrijven we een macro voor;

Draaitabel: Als de analyse opstart wordt er een draaitabel opgenomen die gegevens weergeeft.

AFAS Remote tool: Via de AFAS remote tool kan je een command-line uitvoeren. Een stukje code wat in ons geval iets publiceert en dan weer importeert;

Batch files: Een Batch file is een uitvoerbaar bestand met een stukje code. Deze code gaan we gebruiken om de remote tool aan te sturen; Windows taak Planner: Via de taak planner kan je je computer automatisch een programma laten starten. In ons geval gaat de taak planner de batch files starten. 

Het proces

Sander: “We zijn begonnen met de analyses en de importdefinities. Hierbij bepaal je de gegevens die je uit AFAS wilt ontvangen. Deze gegevens moeten gemuteerd worden en weer geïmporteerd worden. Hiervoor hebben gebruiken we een macro en een draaitabel in de Excel.” 

Inrichten van de Excel macro: De macro moet een simpel probleem oplossen. Het Excel-bestand moet veranderen in een CSV en op een specifieke plek worden opgeslagen. We lossen dit probleem op door door de macro een van de bladen in de analyse te laten pakken en die ergens anders op te laten slaan als CSV bij het opstarten van de Excel.

Inrichten draaitabel: We willen graag dat de gegevens veranderen tussen de export en de import. De kilometers per declaratie moeten namelijk bij elkaar opgeteld worden. Door in het ontwerp van je analyse een draaitabel op te nemen die verschillende regels somt komen we op nieuwe data uit.

“We hebben nu een analyse die een Excel genereert. Deze Excel rekent met de aanwezige gegevens en slaat het geheel op als een CSV. Deze CSV kan worden geïmporteerd met onze vooraf gedefinieerde importdefinitie.”

De vraag was vervolgens: “Kunnen we ook automatisch gegevens uit AFAS halen?” Ja dat kan zeker, we richten dit als volgt in: 

De AFAS remote tool installeren we op onze server en we autoriseren het. Deze remote tool kan via het Profit Communication Center AFAS vragen een analyse te publiceren of een CSV te importeren.  De vervolg stap is om de AFAS remote tool dit automatisch te laten uitvoeren. Hiervoor gaan we batch files gebruiken.  Elke batch file bevat een stukje code die wordt uitgevoerd wanneer de file wordt gestart. Onze batch files bevatten code die het volgende zegt: Vraag remote tool om een analyse te publiceren -> wacht 15 seconden om de macro de tijd te geven een CSV op te slaan -> Vraag de remote tool om de CSV te importeren. 

We hebben nu het opstarten van de remote tool ook automatisch gemaakt. De laatste stap is om de batch file automatisch te laten starten. Dit kan via de Windows taak planner: 

De taak planner kan je een taak geven. In ons geval: Start op datum en tijd X batch bestand Y op.  Als de computer aan staat op de opgegeven datum en tijd voert Windows de batch file uit.  Om te garanderen dat de computer nooit uit kan staan hebben we bovenstaande uitgevoerd op een server die altijd aan staan en niet op iemands computer. 

Eindresultaat 

Door bovenstaande in te voeren, wordt elke maand op een vooraf bepaald moment een analyse uitgevoerd. Deze levert een CSV met data die we automatisch importeren in AFAS. Hier komt geen persoon meer aan te pas. Bij de VRU betekent dit maandelijks automatisch de extra kilometers per medewerker worden vastgelegd in AFAS. Wat eerst een maandelijks terugkomend handmatig proces was, is nu volledig geautomatiseerd. Met deze geoptimaliseerde mogelijkheid besparen we elke maand bijna een halve dag aan tijd.

Willen jullie ook aan de slag met de AFAS remote tool? Neem gerust een keer contact met ons op om verder te sparren over de mogelijkheden. 