Stel je voor, je bent een workflow aan het testen in een testomgeving. Deze workflow bevat de stap dat er een e-mail wordt gestuurd vanuit jullie AFAS-omgeving. Hoe zorg je er dan voor dat de e-mails correct worden getest? AFAS Consultant Sander neemt je graag mee in de mogelijkheden om zorgeloos te e-mailtesten in AFAS.
Optie 1: AFAS e-mailserver gebruiken
Je koppelt de AFAS e-mailserver aan de testomgeving en start de workflow. Als je deze methode gebruikt dan loop je ergens wel een risico. Zo kun je per ongeluk ergens in het proces een e-mail versturen naar bijvoorbeeld een medewerker die niet op de hoogte is van de test. Een veiliger alternatief is dan wellicht optie 2.
Optie 2: Gebruik een imitatie e-mailadres
Je maakt via een site als spamok.nl een imitatie e-mailadres aan en koppelt deze aan een medewerker/leidinggevende/sollicitant, afhankelijk van wat je test. Hiermee weet je zeker dat de e-mails naar die specifieke groep bij het ‘imitatie’ e-mailadres binnenkomen. Deze optie is al veiliger dan optie 1, wel moet je bij deze methode nog steeds opletten en een controle uitvoeren zodat er geen e-mail wordt verzonden naar een ander e-mailadres, naast het ‘imitatie’ e-mailadres.
Wil je zeker weten dat alle e-mails getest kunnen worden zonder het risico dat het naar andere werknemers wordt gemaild? Dan biedt optie 3 de meest complete oplossing om te e-mailtesten in AFAS.
Optie 3: Koppel een Mailtrap server aan je AFAS-omgeving.
In plaats van de e-mails naar echte ontvangers te sturen, vangt de Mailtrap de e-mails op en bewaart ze in een virtuele inbox. Mailtrap werkt zeer efficiënt en door deze methode te gebruiken loop je geen risico om per ongelijk e-mails naar gebruikers te versturen. Op deze manier kun je vrij de e-mails testen in de AFAS-omgeving.
Hoe maak je een Mailtrap aan?
• Ga naar de website: https://mailtrap.io/
• Maak vervolgens een account aan en bevestig je e-mailadres om het account te activeren.
• Klik op create new inbox
• Configureer de SMTP-instellingen
Vervolgens pas je de e-mailinstellingen aan in je AFAS-omgeving aan. Dit doe je als volgt:
• Kies voor type e-mailserver SMTP
• Vul als Server voor uitgaande e-mail in: de naam van de mailtrap SMTP- server
• Geef de poort voor de uitgaande e-mail
• Vul de gebruikersnaam en wachtwoord van Mailtrap in.
Door een mailtrap als email server te koppelen ontstaat de volgende situatie:
Alle test e-mails komen in een virtuele mailbox van Mailtrap terecht. Deze mailbox kan je eenvoudig inzien. Zo kan je de e-mails en berichtsjablonen toetsen en testen zonder dat je risico loopt iets te versturen wat je niet wilt. Eindresultaat van werken met een Mailtrap server? Zorgeloos e-mail testen in je AFAS-omgeving.
Let op! Zorg ervoor dat je geen onnodige persoonsgegevens in de e-mails bewaart bij Mailtrap. Hoewel alleen jij toegang hebt tot deze mailbox, is het in het kader van de AVG belangrijk om altijd zorgvuldig om te gaan met welke gegevens je langere tijd in de mailbox laat staan. Als het testen is afgerond, is het aan te raden om de e-mails te verwijderen.