Wil je meer grip op je processen in AFAS en tegelijkertijd herstelwerk voorkomen? In veel gevallen kun je via profielen in AFAS al het nodige afdwingen: verplichte velden, standaardwaarden en invoerfilters. Maar soms is dat niet genoeg. Dan wil je juist controle op een later moment in de workflow, bijvoorbeeld bij het afronden van een taak of na een goedkeuring.
In zulke situaties bieden workflowcontroles in AFAS uitkomst. Ze vormen een krachtige aanvulling binnen je workflowbeheer. Hiermee bepaal je of een taak mag worden uitgevoerd, op basis van slimme condities. Je kunt kiezen uit drie typen workflowcontroles:
-
Veld moet gevuld zijn: verplicht een veld, maar alleen als aan de ingestelde voorwaarde wordt voldaan.
-
Melding bij voldaan aan conditie: toont een blokkerende melding als de conditie waar is.
-
Melding bij niet voldaan aan conditie: toont een blokkerende melding als de conditie niet waar is.
Hoe werkt het?
Je stelt eerst een conditie in AFAS in, bijvoorbeeld gebaseerd op een datum, functie of veldwaarde – en koppelt daar een controle aan. De meldingstekst kun je volledig zelf instellen. Dit maakt het eenvoudig om gebruikers uit te leggen wat er mist of waarom ze niet verder kunnen. Zo verhoog je de gebruiksvriendelijkheid en de datakwaliteit.
Drie praktische voorbeelden van workflowcontroles in AFAS
1. Declaratie alleen voor buitendienstfunctie
(Melding bij niet voldaan aan conditie)
Je wilt dat alleen medewerkers met een buitendienstfunctie een declaratie voor dienstreizen kunnen indienen. Je stelt een conditie in die controleert of de functie van de indiener overeenkomt met ‘buitendienst’. Is dat niet het geval? Dan verschijnt er een blokkerende melding die uitlegt waarom de declaratie niet ingediend mag worden. Zo voorkom je onjuiste aanvragen.
2. Loonmutaties alleen geldig vóór de 20e van de maand
(Melding bij voldaan aan conditie)
Een loonmutatie (bijvoorbeeld IKB) mag alleen worden meegenomen in de huidige maand als deze vóór de 20e is aangevraagd. Je stelt een conditie in die controleert of de instuurdatum gelijk of later is dan de 20e. Als dat zo is, toont AFAS een melding waarin staat dat de mutatie alleen nog mag worden aangeleverd met een ingangsdatum in de volgende maand.
3. Gegevens pas verplicht bij afsluiten workflow
(Veld moet gevuld zijn)
Sommige gegevens zijn bij de start van een workflow nog niet beschikbaar of relevant. Je wilt dan voorkomen dat een veld te vroeg verplicht wordt gesteld. Op de laatste taak in de workflow stel je een controle in die checkt of het veld nog leeg is. Is dat het geval, dan wordt het verplicht gemaakt. Zo borg je dat belangrijke data wel wordt ingevuld, maar op het juiste moment.
Waarom workflowcontroles in AFAS onmisbaar zijn
Met workflowcontroles in AFAS kun je flexibel en gericht controleren, precies waar en wanneer het nodig is. Je voorkomt dat workflows afgerond worden met onvolledige of foutieve gegevens, zonder dat je je hele proces dicht hoeft te timmeren met harde profieleisen.
✅ Meer grip op je processen
✅ Betere datakwaliteit
✅ Minder herstelwerk achteraf
Benieuwd hoe jij workflowcontroles slim kunt inzetten binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee!