Het declareren van onkosten kan soms een gedoe zijn, vooral als medewerkers hun declaraties moeten bewaren en later in één keer indienen. Gelukkig biedt AFAS met de verzameldeclaratie een slimme oplossing om dit proces soepeler te laten verlopen. In deze blog legt onze consultant Inez uit hoe je met een handige workflowfunctie de declaraties tussentijds kunt opslaan en aanpassen. Op deze manier kunnen de medewerkers efficiënt en zonder zorgen hun kosten declareren.
Met een verzameldeclaratie in AFAS bundel je een aantal soorten declaraties die met elkaar te maken hebben in één workflow, waarmee deze in één bundel terechtkomen bij de beoordelaar. De beoordelaar kan vervolgens alle declaraties in één keer beoordelen. Bijvoorbeeld: je gaat voor je werk naar een congres met de auto, waarbij je ook een hotelovernachting hebt en een avondmaaltijd nuttigt. Deze kosten kun je middels een verzameldeclaratie in één workflow naar de goedkeurders sturen.
De praktijk: alle declaraties eerst verzamelen in een excelbestand
Wat wij in de praktijk vaak zien, is dat medewerkers hun declaraties vaak opsparen en elders opslaan, bijvoorbeeld in een Excel-bestand, om vervolgens dit één keer in de maand te declareren in AFAS. Dit komt doordat je bij de standaardinrichting in AFAS op ‘Aanmaken’ moet drukken om de ingevoerde gegevens niet kwijt te raken. Om er voor te zorgen dat alle declaraties wel gelijk in AFAS kunnen worden gezet, gebruiken we de volgende methode.
De oplossing: tussentijds opslaan
Wat wij hiervoor bij klanten inrichten, is dat de workflow na het aanmaken, in de vervolgstap ‘terug’ schiet naar de instuurder (de medewerker). Hierbij blijven de ingevulde gegevens bewaard, en kunnen de medewerkers middels de actieknop ‘Aanpassen’ een nieuwe declaratie toevoegen. Tot het moment dat zij de workflow doorzetten naar ‘Beoordelen’, blijft de workflow bij de medewerker staan om aan te kunnen passen. In de workflow zit dat er zo uit:
Een slimme manier om de declaraties in AFAS te bewaren. Wil je meer weten over deze mogelijkheid? Wij komen graag met je in contact.