Kleine veranderingen kunnen soms een groot verschil maken. Heb je wel eens meegemaakt dat een medewerker uit dienst gaat, maar er nog openstaande workflows voor die persoon zijn? Dit zorgt ervoor dat processen stilvallen, en soms worden belangrijke taken hierdoor niet tijdig afgerond. Het gevolg? Functioneel beheer moet in actie komen om alles weer op de rails te krijgen. En dat kan behoorlijk wat tijd kosten.
Gelukkig kun je met een paar slimme aanpassingen in je workflows zorgen voor een soepelere doorstroom en voorkom je dit soort vertragingen. Benieuwd hoe? Lees snel verder!
Wat zijn condities in workflows?
Condities zijn simpele voorwaarden die je instelt in je workflows, zodat taken automatisch doorgezet worden naar de juiste persoon of afdeling zodra aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. Hierdoor blijven je processen soepel doorlopen, zonder dat je constant hoeft in te grijpen. Twee handige condities die je kunt gebruiken, zijn:
1. Bestemming uit dienst?
Stel je voor: je hebt een contractverlenging voor een medewerker die akkoord is, maar de medewerker is inmiddels al uit dienst. Zonder de juiste workflowcondities blijft deze taak hangen totdat iemand van functioneel beheer in actie komt. Dat kan tijdrovend zijn.
Met de conditie “bestemming uit dienst” kun je dit probleem eenvoudig oplossen. Door elke dag te controleren of de medewerker al uit dienst is, wordt de taak automatisch doorgezet naar de juiste afdeling (bijvoorbeeld HR), zodat de verlenging alsnog wordt verwerkt zonder vertraging.
2. Geen gebruiker voor de taak?
Een andere handige conditie is wanneer er geen toegewezen gebruiker voor een taak is. In plaats van te wachten tot iemand de taak handmatig oppakt, kun je instellen dat de taak automatisch doorgaat naar een andere groep of afdeling. Zo voorkom je dat taken blijven liggen en zorg je ervoor dat alles tijdig opgepakt wordt.
Wat levert het op?
Door deze condities toe te voegen aan je workflows, zorg je ervoor dat taken altijd doorgaan naar de juiste persoon of afdeling. Dit voorkomt vertragingen, vermindert de werkdruk voor je functioneel beheer, en zorgt ervoor dat alles sneller en efficiënter verloopt.
Het mooie hiervan is dat een kleine investering in de setup van deze condities je veel tijd kan besparen en ervoor zorgt dat je nooit meer achterloopt met belangrijke taken.
Hoe kun je dit toepassen in AFAS?
Wil je weten hoe je deze condities kunt implementeren in jouw AFAS-systeem? Onze collega Sander heeft hier veel ervaring mee en helpt je graag verder onder het genot van een kopje koffie.