Start een workflow vanuit een signaal!
Stel, je hebt een medewerker die 25 jaar in dienst is. Dit is natuurlijk niet zomaar iets en wil je niet vergeten. Als goed werkgever wil je de medewerker feliciteren en een cadeau geven. Hoe zorg je ervoor dat je binnen AFAS een signaal met workflow start en hoe regel je dit snel en efficient?
Type dossieritem
Je start met het leukste, namelijk het inrichten van een type dossieritem! Kopieer een bestaande of maak zelf een nieuwe. Let erop dat je alle stappen doorloopt die je normaal gesproken ook doorloopt. Denk hierbij aan het bewerken buiten workflow, kenmerken toestaan, dossieritems zonder kenmerken toestaan en het aanvinken van “zichtbaar” in InSite. Activeer het zojuist aangemaakte type dossieritem. Vervolgens richt je de workflow in die je via het signaal gaat starten.
Open je type dossieritem en ga naar het tabblad workflow. Klik op ‘nieuw’ en geef de omschrijving mee die je mee wil geven, in dit geval ‘Jubileum 25 jaar in dienst’. Baseer de workflow op een lege workflow. Bouw je workflow met de bijbehorende taken en acties. Zorg dat je bij de acties de juiste bestemming kiest. Doordat je per actie de juiste bestemming kiest, komt bij diegenen die tot die groep behoren de taak om iets te doen. Zo kun je ervoor zorgen dat de personeelsadministratie een cadeau besteld, de salarisadministratie een gratificatie uitkeert, Finance de factuur controleert en betaald en de directeur de taak uiteindelijk krijgt om het cadeau te overhandigen aan de jubilerende medewerker.
Signaal bouwen
Dit is een signaal met als bestemming een workflow. Het signaal gaat af, maar in plaats van alleen een herinnering, wordt nu ook je eigen gebouwde workflow opgestart. Door gebruik te maken van kenmerkcombinaties die aan het signaal gekoppeld worden, is het cirkeltje rond en wordt na het afgaan van het signaal een workflow opgestart.
Wat is het voordeel van een signaal met een workflow?
Kort gezegd, geautomatiseerde spontaniteit! 😉
Je hebt het nou eenmaal druk op je werk en kunt niet aan alles denken, maar je wil wel bepaalde gebeurtenissen (en daarmee je collega’s) aandacht geven. Hoe fijn is het? Dat je enige tijd van te voren een signaal krijgt waarmee je in een paar simpele stappen direct de juiste cadeaus besteld, de afdeling Salarisadministratie laat weten dat een uitkering betaald moet worden en de directeur het bestelde cadeau op de dag zelf kan overhandigen aan de medewerker!
Zo zorg je er dus voor, dat je nooit een jubileum, verjaardag of een andere gebeurtenis vergeet. Hierdoor krijgen de juiste personen altijd automatisch een taak om de juiste acties uit te voeren.
Medewerkers voelen zich gezien en gewaardeerd!