Scan & herken – optimaliseer je factuurverwerking. 

Sneller PDF facturen verwerken in Profit .Sinds 1 februari 2024 heeft AFAS een mooie, nieuwe functionaliteit, namelijk de Scan & Herken oplossing. Met deze nieuwe functionaliteit is het nog eenvoudiger om inkomende PDF facturen te verwerken in Profit. De PDF facturen worden herkend door Scan & herken, waardoor je gegevens niet meer over hoeft te typen.   

Voornamelijk PDF 

Voor een relatie waren we eind 2023 bezig met de inrichting van e-facturen. Samen hebben we toen een bericht opgesteld naar leveranciers met het verzoek om per 1 januari 2024 facturen als UBL/XML (een speciaal bestandsformaat voor elektronisch factureren) aan te leveren. Eenmaal live valt het in de praktijk toch tegen, slechts een handjevol leveranciers stuurt de factuur in het gewenste formaat. De overige facturen worden voornamelijk als PDF aangeleverd. Dit betekent toch nog vrij veel handmatig werk. Wat uiteindelijk ook foutgevoeliger is.

Dat kan anders 

En daarom is de nieuwe Scan & herken functionaliteit een hele prettige toevoeging. Na het automatisch inlezen van facturen vanuit de mailbox worden PDF bestanden herkend op kopniveau.  Gegevens zoals naam van de leverancier en bedragen worden direct meegegeven. Doordat er nu veel meer gegevens worden herkend gaat het verwerken van de boeking een stuk sneller. PDF facturen waarbij niet alle gegevens worden herkent kunnen natuurlijk nog handmatig worden aangevuld. Staat bijvoorbeeld de crediteur niet in de kop? Dan kun je aangeven waar op de factuur deze wel staat, zo weet AFAS Profit het de volgende keer wel te vinden en wordt het automatisch opgenomen vanaf de aangeven plek!

De voordelen van de Scan & herken functionaliteit

Samen met onze relatie hebben we deze nieuwe functionaliteit doorgenomen. We zagen direct resultaat, er worden nu veel meer gegevens ingelezen dan voorheen. Het factuurverwerkingsproces is hiermee aanzienlijk verkort. Super efficiënt dus!  Daarnaast wordt de kans op fouten verkleind, bij het handmatig invoeren van gegevens is een typefout zo gemaakt.  

Voor wie is de scan & herken functionaliteit geschikt?

Mooi die Scan & Herken functionaliteit van AFAS, maar wat nou als je al van een bestaande oplossing gebruik maakt? Die misschien wél op regelniveau matcht en daarmee bijvoorbeeld ook automatisch inkooporders herkend? Vooral blijven gebruiken! Maar voor wie net gebruik maakt van AFAS en nog wil onderzoeken welke oplossing het beste bij de organisatie past of niet op zoek is naar een hele uitgebreide Scan & herken oplossing is dit een hele mooie toevoeging die beschikbaar is voor alle relaties.  

Wij gaan graag met je in gesprek om te kijken of de Scan & herken oplossing voor jouw organisatie kan werken.