Ben je werkzaam als servicemedewerker, bijvoorbeeld in de rol van functioneel beheerder of klantenservicemedewerker? Dan krijg je gedurende de dag, veel vragen binnen via het vragenportaal op AFAS InSite. Vaak gaat er veel tijd zitten in het het typen van reacties op elke ingestuurde vraag. En dat, terwijl de reacties die je geeft grotendeels hetzelfde zijn. Gelukkig kun je veel tijd besparen door gebruik te maken van standaard reactiesjablonen, eventueel aangevuld met reactielabels. Op deze manier werk je veel efficiënter en zorg je voor uniformiteit binnen je organisatie. We leggen het graag uit.
Gebruik van reactiesjablonen
Zoals hierboven aangegeven is de reactie die je toevoegt in een dossieritem in veel gevallen, grotendeels hetzelfde. Bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging of het geven van een instructie over een bepaald onderwerp wat vaker terugkomt. Daarom kun je standaardteksten voor reacties opnemen in een reactiesjabloon.
Je selecteert het gewenste sjabloon en vult deze vervolgens aan met een je eigen toelichting op de specifieke situatie van de medewerker of de klant. De reactiesjablonen maak je eenvoudig aan in AFAS Profit. Hier kies gelijk of je een reactie alleen intern zichtbaar wilt kunnen plaatsen of zowel extern als intern.
Reactielabels
Om meer overzicht te creëren kun je labels toekennen aan reacties. Bijvoorbeeld: Je werkt met meerdere teams samen in een workflow. Op een gegeven moment kan er een reeks aan reacties ontstaan waardoor het een onoverzichtelijk geheel kan worden. Door gebruik te maken van labels met bijvoorbeeld teamnamen en kleuren, kun je precies zien welke reactie voor welk team bedoeld is. Maar je kunt bijvoorbeeld ook ‘Prioriteit’ als label gebruiken om aan te geven dat jouw reactie met prioriteit opgepakt moet worden.
De voordelen van het gebruik van reactiesjablonen en reactielabels
We hebben de voordelen van het inzetten van reactiesjablonen en reactielabels nog even op een rijtje gezet.
- Eén van de grootste voordelen van reactiesjablonen is dat je uniformiteit uitstraalt. De communicatiestijl is herkenbaar. Denk voordat je met reactiesjablonen aan de slag gaat goed na of je een formele of informele communicatiestijl aan wilt houden en voer dit door binnen de hele organisatie.
- Een ander voordeel is dat jouw organisatie door middel van het gebruik van reactiesjablonen kan zorgen dat belangrijke informatie altijd wordt opgenomen in de communicatie. Dit vermindert het risico op fouten en misverstanden.
- Meer overzicht door het toekennen van labels aan de reacties.
- Tot slot ben je heel productief. Door minder typewerk is het mogelijk veel sneller te reageren op vragen en verzoeken.
Wil je meer van deze handige gebruikstips voor AFAS? Bekijk dan eens onze inspiratiepagina.