De inrichting van AFAS biedt tal van voordelen, vooral door het gebruik van profielen. Deze profielen zijn gebaseerd op best practices en bevatten standaardvelden en veldwaarden die vaak in de praktijk worden gebruikt. Iedere organisatie heeft zijn eigen voorkeuren voor welke velden wel of niet relevant zijn. Profielen in AFAS bieden de perfecte oplossing voor dit probleem, door workflows te personaliseren en te stroomlijnen.
Wat zijn profielen in AFAS?
Profielen zijn inrichtingspagina’s in AFAS waarmee je bepaalde velden kunt aanpassen of verbergen. Dit kan betekenen dat niet-relevante velden worden verborgen of dat standaardwaarden automatisch worden ingevuld. Met profielen kun je bovendien specifieke workflows automatisch starten en aanpassen, zodat deze altijd het juiste proces volgen. Dit verhoogt de efficiëntie en bespaart tijd, zowel voor de gebruiker als voor de organisatie.
Hoe werken profielen in de praktijk?
Een veelvoorkomend voorbeeld is het sollicitatieproces. Wanneer een sollicitant zich aanmeldt, wil je dat hij of zij snel en eenvoudig de benodigde gegevens kan invullen, zoals naam, e-mailadres en CV. Met het standaard profiel voor het aanmaken van een sollicitatie kunnen bepaalde velden vooraf worden ingevuld, velden kunnen onzichtbaar worden gemaakt of zelfs verplicht worden gesteld. Denk bijvoorbeeld aan een dropdownmenu waarmee de sollicitant aangeeft via welk kanaal hij de vacature heeft gevonden. Dit veld kan verplicht worden gesteld, zodat het formulier niet zonder deze informatie kan worden ingediend.
Door gebruik te maken van profielen in AFAS kun je ook specifieke informatie per beoordelingsstap in de workflow vastleggen. Voor een leidinggevende zijn andere velden belangrijk dan voor de contactpersoon van de vacature. Zo kunnen workflows per functie optimaal worden ingericht.
Voordelen van profielen in AFAS
Het gebruik van profielen in AFAS biedt tal van voordelen voor jouw organisatie, zoals:
- Stroomlijning van processen: Door velden vooraf in te vullen of te verbergen, zorg je ervoor dat gebruikers alleen de benodigde gegevens invullen. Dit maakt workflows sneller en minder foutgevoelig.Verbeterde gegevensverwerking: Alle benodigde informatie wordt snel en efficiënt verzameld. Werkprocessen verlopen hierdoor vlotter en je ontvangt altijd de juiste gegevens op het juiste moment.
- Hoge mate van automatisering: Profielen zorgen ervoor dat workflows altijd de juiste stappen volgen, zonder handmatige tussenkomst. Dit maakt je processen niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder.
- Flexibiliteit per workflow: Elke workflow kan specifiek worden ingericht op basis van de eisen van het proces. Of het nu gaat om sollicitaties, declaraties of andere administratieve processen, je hebt altijd de juiste velden en instellingen.
- Integratie van looncomponenten: Profielen kunnen worden gekoppeld aan looncomponenten, zodat bij bijvoorbeeld declaraties automatisch het juiste looncomponent wordt gekoppeld. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten, aangezien je deze instellingen niet handmatig hoeft aan te passen.
Conclusie
Met profielen in AFAS creëer je maatwerk workflows die precies aansluiten op de behoeften van je organisatie. Of je nu te maken hebt met sollicitaties, declaraties of andere administratieve processen, profielen zorgen ervoor dat alles gestroomlijnd en efficiënt verloopt. Bespaar tijd, voorkom fouten en verhoog de productiviteit met deze krachtige tool van AFAS.