De uitdagingen van registratie rondom ouderschapsverlof
Werk jij nog niet met ouderschapsverlof in AFAS? Dan ken je ze vast wel. Van die mooie Excel-overzichten, soms zelfs met rekenformules, waar je handmatig de ouderschapsverlofsaldi van de medewerkers berekent en bijhoudt. Vaak stuur je deze lijsten ook nog naar de medewerker toe bij het verzenden van de bevestiging van de opname van verlof. Je moet er dan wel aan denken dat het goed bijgehouden wordt dat het bijgewerkt wordt als er iets wijzigt. Ook moet je de bevestiging die je stuurt handmatig opstellen en zorgen dat je de juiste gegevens noteert en opslaat in het dossier van de medewerker. Daarna moet je dit nog verwerken in het rooster van de medewerker en zorgen dat dit ook in het salaris goed verwerkt wordt. Al met al een tijdrovend en inefficiënte klus.
De oplossing: AFAS Best practice!
Daarom zijn wij zo blij dat binnen AFAS standaard inrichting bestaat, gebaseerd op de ‘best practice’. Hiermee is er een directe koppeling tussen invoer van een kind en toekennen van ouderschapsverlof saldo. De aanvraag van het ouderschapsverlof is gekoppeld aan het rooster en bij toekenning wordt dat direct in het rooster verwerkt. Dit heeft dan automatisch ook weer een koppeling met het salaris, zonder dat hiervoor handmatige acties nodig zijn.
Je kunt je dus wel voorstellen dat je met deze best practice veel winst kunt behalen!
Ouderschapsverlof in AFAS inrichten met worksflows en signalen, zien wij als een toegevoegde waarde. De voordelen hiervan zijn namelijk:
- juiste gegevens worden gebruikt waar het signaal of de workflow op afgaat
- ze hebben de juiste bestemming
- bevestiging wordt automatisch gevuld met de juiste gegevens en hoeft niet meer handmatig aangepast te worden
- loopt langs de juiste afdelingen ter controle
- na akkoord kan de bevestiging bij de medewerker ter info neergezet worden, maar als de organisatie dit wel kan dit ook nog ter digitale ondertekening zijn
- dossieropbouw vindt plaats doordat document direct in dossier zit
- medewerker heeft direct inzicht in zijn saldo, de opname en duur
- HR is minder tijd kwijt met de handmatige aanpassingen
- de foutgevoeligheid ligt lager omdat maar één keer vastgelegd hoeft te worden.
Maatwerk op de standaard inrichting
Wat wij ook vaak zien, is dat bij organisaties afwijkende afspraken zijn gemaakt over bijvoorbeeld het doorbetalen van betaald/onbetaald ouderschapsverlof. Hierbij wordt dan vaak gewisseld tussen de hoogte van doorbetaling en de lengte van opname (hoe hoger het doorbetalingspercentage, hoe korter de betaalde opname kan zijn en andersom). Om dat tegemoet te kunnen komen, is een stukje maatwerk op de standaard van AFAS nodig. Verder kan het proces zoals hiervoor beschreven gevolgd worden, maar is het mogelijk om een extra signaal af te geven richting de salarisadministratie om het percentage en de duur van uitbetaling aan te passen.
Kortom, de beste practice van AFAS, voor ouderschapsverlof in AFAS, zorgt ervoor dat je:
- van veel handmatige acties en controles naar een snel en efficiënt ingericht proces gaat
- door het gebruik van maatwerk deze passend te maken is voor alle sectoren
- de controles op de juiste plek binnen je organisatie gedaan worden
- de dossieropbouw automatisch laat plaatsvinden
- ten alle tijden iedereen inzicht geeft in het proces.