Als je met AFAS werkt is de kans groot dat er binnen jouw organisatie ook interne projecten zijn waarmee je de software verder gaat optimaliseren. Dit kan gaan om een kleine wijziging zoals het bewerken van de lay-out van een pagina tot een groot project waarin bijvoorbeeld het gehele werving- en selectieproces wordt geoptimaliseerd. Wanneer je als organisatie meerdere van dit soort AFAS-projecten gelijktijdig hebt lopen, dan is het handig om overzicht te creëren. Een mogelijk middel om dit te realiseren in een zogenaamd Kanban-bord. En het mooiste van alles… hier heb je geen extra software nodig want zo’n bord kan je gewoon in AFAS bouwen!
Het Kanban-bord
Een Kanban-bord is een middel om je projectactiviteiten op een gestructureerde manier weer te geven en werk te plannen, te optimaliseren en visualiseren. Je kunt het zien als een bord in je vergaderruimte, waarop taken zijn verdeeld over verschillende categorieën.
Het proces
Om een Kanban-bord in AFAS te realiseren gebruiken we vijf verschillende overzichten die elk een stap van het bord weergeven. Je kan dit heel snel realiseren middels de volgende stappen:
1. Maak een type dossieritem om je wijzigingen in op te slaan;
2. Maak een workflow bij dit dossieritem die bevat en kenmerk deze met ; to-do, in progress en testing.
3. We maken per status een overzichtspagina die filtert op dat status;
4. We voeren de overzichtspagina’s samen in een groepering op InSite,
Hoe kom je aan je stories?
Stories zijn verzoeken vanuit de organisatie om iets aan te passen of te optimaliseren. Het is een korte, eenvoudige beschrijving geschreven vanuit het oogpunt van de eindgebruiker en maakt duidelijk wat de eindgebruiker wil, of nodig heeft, en ook waarom deze verandering nodig is. Deze stories kun je vervolgens laten specificeren door een product owner of functioneel beheerder AFAS in overleg met de instuurder, om ze daarna toe te voegen aan de storieslijst in het overzicht. Zo weten je functioneel beheerders en consultants welke stories er opgepakt kunnen worden.
Eindresultaat
Als je bovenstaande goed inricht bereik je de volgende zaken:
1. Medewerkers in je organisatie kunnen gewenste veranderingen laagdrempelig insturen met de juiste informatie(Regel dit in het profiel voor het insturen van stories)
2. Functioneel beheerders kunnen hun werkzaamheden overzichtelijk registreren en kunnen door middel van de workflow snel in contact komen met aanvragers van wijzigingen voor vragen.
3. Je product owner of leidinggevende kan snel zien welke stories er op welk moment opgepakt zijn en waar ze in het proces staan.
Je zou met deze inrichting nog een stapje verder kunnen gaan door meerdere stories die onderling verband hebben te gaan bundelen onder een bepaald thema. Dit doe je door dossieritems te koppelen aan een overkoepelend dossieritem.
Voor grotere projecten gebruik je vaak een thema dat alle taken bij elkaar houdt, zoals “Optimalisatie werving en selectie“. Binnen zo’n thema voeg je alle stories toe die bijdragen aan hetzelfde doel. Door de werkwijze te gebruiken zoals in deze blog omschreven, kun je zo’n overkoepelend dossier gebruiken als thema en de losse stories daaraan koppelen. Dit zorgt ervoor dat de verbanden tussen de stories behouden blijven en geeft je een duidelijk overzicht van de voortgang van alle taken binnen dat thema.
Ben je benieuwd hoe je jou AFAS kan gebruiken om je werk verder te structureren en te automatiseren? Neem dan gerust eens contact met ons op.