Velen van ons gebruiken ze, checklists of to-do-lijstjes. Een checklist geeft je een duidelijk overzicht van de acties die je nog moet uitvoeren. Je kunt hiermee jouw prioriteiten stellen en gestructureerd te werk gaan. Wat zijn de voordelen van een checklist en hoe stel je een goede checklist op die je telkens weer kunt gebruiken? En wist je wel dat je hiervoor ook een checklist workflow in AFAS kunt maken?
Voordelen
Een checklist biedt veel voordelen, zeker als het gaat om productiviteit en planning:
✔ Overzicht: Je ziet in één oogopslag wat je nog moet doen en wat al afgerond is
✔ Motivatie: Het afvinken van voltooide taken geeft een gevoel van voldoening en stimuleert om verder te gaan
✔ Planning en structuur: Een checklist helpt je prioriteiten te stellen en zorgt ervoor dat je gefocust blijft op de belangrijkste taken. Je gaat gestructureerd te werk
✔ Kwaliteit: Checklists zorgen ervoor dat je zorgvuldig en consistent werkt, vooral bij herhalende taken. Dit helpt om fouten te voorkomen en daardoor de kwaliteit van je werk te verhogen
✔ Productiviteit: Door gerichte actiepunten op een lijst te zetten kun je efficiënter werken en meer bereiken in minder tijd
Opstellen en onderhouden van een checklist
Doel: Bepaal eerst waarvoor je je checklist gaat gebruiken. Wat is het doel? Is het een dagelijkse takenlijst, een projectplan of een checklist voor terugkerende werkzaamheden? Definieer het doel zodat je weet welke taken erbij horen.
Overzicht: Maak vervolgens een overzicht van alle taken. Dit helpt om niets te vergeten. Formuleer duidelijk wat er gedaan moet worden, wees specifiek en vermijd te algemene termen. Verdeel grotere taken. Als een taak te groot of te vaag is kun je deze het beste in kleinere beheersbare stappen opdelen.
Prioriteer: Zet de taken in een logische volgorde. Begin met de meeste urgente of belangrijkste taken. Dit helpt erg goed om efficiënt te blijven werken. Als bepaalde taken een deadline hebben, zet dit er dan bij.
Bepaal statussen: Gebruik korte, maar duidelijke termen. Bijvoorbeeld Open, In behandeling of Afgerond.
Gebruik in de checklist actiegerichte taal, bijvoorbeeld door werkwoorden te gebruiken die de taak omschrijven. Denk daarbij aan bel, mail, verstuur, bezoek, etc. Bij een checklist met repeterende taken is het belangrijk dat je regelmatig controleert of je lijst nog actueel is. Verwijder oude taken die niet meer nodig zijn of voeg nieuwe taken toe.
Nog gemakkelijker met een checklist workflow in AFAS
Er zijn situaties waarin je graag inzicht wil hebben in de uitgevoerde taken of als je als manager wilt weten welke stappen een medewerker nog moet nemen in een bepaald proces. Denk bijvoorbeeld aan een stappenplan voor een jaarlijkse leveranciers–beoordeling of checks die je moet uitvoeren voor bepaalde inkopen die aanbesteed worden. Sinds Profit 3 kun je een workflow starten in de aanpassen pagina, door gebruik te maken van vrije vinkvelden kun je gemakkelijk checks uitvoeren en heb je direct overzicht in uitgevoerde- en openstaande taken.
Je kunt nog een stap verdergaan door een checklist workflow te maken. Door gebruik te maken van vrije vinkvelden met condities kun je een checklist maken waarbij het dossieritem pas wordt gesloten als alle checks zijn uitgevoerd. Er ontstaat een overzichtelijk geheel waarbij je duidelijk kunt zien welke actie is uitgevoerd en welke actie nog openstaat.
Je hebt al gelezen hoe je een checklist kunt opstellen. Ga je aan de slag met de workflow in AFAS, bepaal dan eerst de bestemming. Voor wie is deze checklist bedoeld? Wil je deze bijvoorbeeld voor een klant of leverancier beschikbaar stellen of is het een interne checklist?
Voor elke check die je in de workflow op wilt nemen maak je vervolgens twee vrije vinkvelden. Eén veld voor openstaande en één veld voor afgerond. Hierna ga je je workflow bouwen en voeg je per af te handelen check twee workflow acties toe. Door gebruik te maken van condities is er altijd maar één van de checkpunten zichtbaar: de openstaande check of de uitgevoerde check. Gebruik icoontjes om extra duiding te geven aan het vinkveld. Je stelt per workflow actie in dat deze weer terug naar dezelfde taak gaat, pas bij de laatste check krijg de checklist de status ‘alle checks uitgevoerd’ en wordt de workflow gesloten.
Het vergt wat inrichting maar bovenstaand is ideaal om te gebruiken bij repeterende taken. Door het gebruik van de checklist workflow weet je zeker dat iedereen in het proces dezelfde stappen doorloopt.
Wil je zelf ook aan de slag met een checklist en kun je hulp gebruiken? Neem contact met ons op, wij denken graag met je mee.