Bij veel organisaties is het nodig om specifieke taken toe te wijzen aan bepaalde medewerkersgroepen zonder gebruik te maken van een gezamenlijke takenlijst. Hoe zorg je ervoor dat taken op de juiste plek terechtkomen en het proces soepel verloopt? Collega Rob heeft onlangs een effectieve oplossing gerealiseerd voor een onderwijsinstelling.
Optimalisatie van taakbeheer binnen organisaties
Bij veel organisaties is het nodig om specifieke taken toe te wijzen aan bepaalde medewerkersgroepen zonder gebruik te maken van een gezamenlijke takenlijst. Hoe zorg je ervoor dat taken op de juiste plek terechtkomen en het proces soepel verloopt? Onlangs hebben we voor een onderwijsinstelling een effectieve oplossing gerealiseerd.
Klantcase: Taakverdeling voor roostermakers
De roostermakers van een onderwijsinstelling moeten op de hoogte zijn van mutaties die invloed hebben op de aanwezigheid van medewerkers. Deze roostermakers werken in AFAS en ontvangen taken als groep, maar het is niet wenselijk dat alle roostermakers inzicht hebben in alle medewerkersgegevens. Zij moeten alleen taken krijgen voor de medewerkers waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Voorheen werd dit handmatig vastgelegd bij elke aanvraag, wat foutgevoelig en inefficiënt was.
Oplossing: Structuur aanbrengen in taakverdeling
We hebben de klant drie mogelijke oplossingen voorgelegd:
- Condities in de workflow
Door specifieke condities in de workflow toe te voegen, kunnen taken automatisch naar de juiste roostermakers worden gestuurd. Voordeel: flexibele verdeling per workflow. Nadeel: per workflow moet dit apart worden ingericht en beheerd. - Verantwoordelijkheid vastleggen in het organigram
Door de verantwoordelijkheid per organisatorische eenheid vast te leggen, kunnen taken automatisch worden toegewezen op basis van het organigram. Voordeel: uniforme taakverdeling over alle workflows, minder onderhoud nodig bij wijzigingen. Nadeel: vereist beheer via het organigram en aanpassingen bij wijzigingen. - Filters toepassen in de taakweergave
Met filters kunnen medewerkers alleen de relevante taken op InSite zien. Voordeel: snel implementeerbaar en weinig onderhoud. Nadeel: alle taken blijven technisch zichtbaar, maar worden enkel gefilterd uit de weergave.
De gekozen oplossing: Organigram-gebaseerde taakverdeling
Na overleg is gekozen voor optie 2: taaktoewijzing op basis van het organigram. Dit is efficiënter bij grote aantallen workflows en zorgt voor eenvoudige aanpassingen bij wijzigingen in de organisatiestructuur.
Implementatie: Efficiënt en toekomstbestendig
Om deze oplossing te realiseren, hebben we de volgende stappen doorlopen:
- Roostermakers zijn ingedeeld per organisatorische eenheid.
- Specifieke gebruikersgroepen zijn aangemaakt in de autorisatietool.
- De verantwoordelijkheid ‘Roostermaker’ is als vaste rol toegevoegd.
- Per organisatorische eenheid zijn de juiste gebruikersgroepen gekoppeld.
- Workflows zijn aangepast met taken voor de verantwoordelijke roostermaker.
Resultaat: Een geoptimaliseerd taakbeheer
Dankzij deze inrichting komen workflowtaken automatisch bij de juiste groep roostermakers terecht. Het handmatig vastleggen van verantwoordelijkheden is overbodig geworden. Functioneel beheer hoeft alleen nog aanpassingen te doen bij wijzigingen in het organigram.
Brede toepasbaarheid van deze methode
Deze aanpak is niet alleen geschikt voor roostermakers, maar ook voor andere situaties waarin taken aan specifieke medewerkers moeten worden toegewezen. Denk bijvoorbeeld aan het ondertekenen van documenten door een leidinggevende, afhankelijk van de organisatorische positie van een medewerker.
Wil je jouw organisatie efficiënter laten werken met taakbeheer? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen implementeren!