In een wereld waarin iedereen haast heeft en informatie soms snel voorbij vliegt, is het een kunst om toelichtingen te maken die echt worden gelezen en begrepen. Vooral bij het aanmaken en beoordelen van taken in workflows in AFAS, is duidelijke communicatie essentieel. Toch blijkt dit vaak lastiger dan gedacht, waardoor belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien.
Met de volgende praktische tips maak je je toelichtingen in workflows helder en toegankelijk, zodat jouw gebruikers sneller en makkelijker kunnen werken, zonder onnodige vragen of fouten.
Wees consistent!
Bouw al je aanmaak- en beoordeelpagina’s op dezelfde wijze op, zodat de toelichtingen altijd op dezelfde plek staan. Leg de afspraken over de standaardopmaak van je pagina’s ook vast in een document.
Wees compleet, maar zo beknopt mogelijk
Neem in de toelichtingen alleen relevante informatie op. Verwijzingen naar interne reglementen of handboeken werken niet. Vrijwel niemand leest de volledige documentatie. Zorg er wel weer voor dat de informatie zo beknopt mogelijk is, om te voorkomen dat gebruikers afhaken.
Maak gebruik van je thema op AFAS InSite
Ook hiermee creëer je weer consistentie. Je kunt een apart pagina-onderdeel inrichten voor je toelichtingen. Daarmee kun je bijvoorbeeld je toelichtingen extra laten opvallen door een aparte achtergrondkleur toe te passen of er een informatiebolletje bij te plaatsen.
Voeg opmaak toe aan je toelichtingen
Een lap aaneengesloten tekst leest niet lekker. Voor de aanmaakpagina kun je gebruik maken van de CMS-editor. Hiermee kun je eenvoudig opmaak toevoegen aan je teksten.
Voor de toelichting die je tijdens het beoordelen ziet en die je toevoegt in een workflowtaak moet je wat creatiever te werk gaan. Je kunt in het toelichtingenveld ook opmaak gebruiken door code toe te voegen. Hieronder een overzicht van de opties die je hierin hebt:
- Cursief: *Tekst* of _Tekst_
- Dikgedrukt: **Tekst** of __Tekst__
- Dikgedrukt & cursief: ***Tekst*** of ___Tekst___
- ++Onderstrepen:++ ++Tekst++
- Doorhalen: ~~Tekst~~
- Kopteksten: # Koptekst grote 1 of ## Koptekst grote 2 etc. tot 5 maal #
Zet de bovenstaande tips in en geef je gebruikers een duidelijkere ervaring op AFAS InSite. Je zult zien dat hierdoor minder gebruikersvragen ontstaan die eigenlijk voorkomen hadden kunnen worden!