Autorisatiebeheer met definitiegroepen in AFAS

Eén van de mogelijkheden voor autorisatiebeheer in AFAS is autorisatie door middel van definitiegroepen. Deze bieden een verfijnde manier om toegang en autorisaties te beheren voor verschillende onderdelen (definities) binnen je AFAS omgeving. Of het nu gaat om rapporten, analyses of documenten, definitiegroepen zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie. In dit artikel duiken we dieper in het onderwerp van definitiegroepen.

 

Het belang van definitiegroepen en het beheer daarvan

Definitiegroepen zijn onmisbaar wanneer je nauwkeurige controle wilt hebben over wie toegang heeft tot specifieke rapporten en analyses. Zonder deze groepen zou elke gebruiker óf toegang hebben tot alle definities óf tot geen enkele. Dit is niet alleen onpraktisch, maar ook een veiligheidsrisico. Door het slim inzetten van definitiegroepen, kun je ervoor zorgen dat informatie alleen beschikbaar is voor wie het nodig heeft, wanneer het nodig is. Zo kun je bijvoorbeeld de definitiegroep “HR Adviseur” aanmaken om specifiek analyses, zoals verzuimrapporten, te koppelen aan deze groep. Zo hebben alleen HR-adviseurs toegang tot deze informatie, waarmee zij gericht actie kunnen ondernemen op het gebied van verzuimbeheer.

 

Aan de slag met definitiegroepen in AFAS

Om te beginnen met definitiegroepen dien je eerst te bepalen welke autorisatiefilters van toepassing zijn op jouw definities. Dit doe je door elke definitie aan een specifieke groep of categorie te koppelen. De keuze van koppeling hangt af van de structuur van jouw organisatie en de gewenste toegankelijkheid van informatie.

Vergeet niet: als je een definitie niet koppelt, terwijl autorisatie van toepassing is, dan blokkeer je de toegang voor alle gebruikers.

 

Het toepassen van filters

Zodra je de koppelingen hebt ingesteld, is het tijd om de filters te selecteren die bepalen welke definities doorgegeven worden aan bepaalde gebruikersgroepen.
Dit proces van selecteren en toepassen van filters zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot bepaalde weergaven, rapporten, analyses, en documenten.

Let op: correcte koppelingen zijn cruciaal voor het succes van dit systeem. Zonder deze koppelingen kunnen gebruikers onverwacht de toegang verliezen tot belangrijke informatie.

 

Voordelen van gerichte autorisatie met definitiegroepen

Het gebruik van definitiegroepen en autorisatiefilters biedt meerdere voordelen:

• Het verhoogt de veiligheid binnen je AFAS omgeving door te zorgen dat gevoelige informatie beschermd blijft.
• Het verbetert de snelheid in werken, omdat gebruikers sneller toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben zonder door onnodige data te hoeven zoeken.
• Het vergroot de flexibiliteit van je systeem, doordat je makkelijk aanpassingen kunt maken in wie waarvoor toegang heeft.

Conclusie

Het slim inzetten van definitiegroepen in je AFAS omgeving biedt niet alleen een goede basis voor het beheren van autorisaties en toegang tot definities. Je creëert tegelijkertijd ook een veiligere werkomgeving en je zorgt ervoor dat de gebruikers sneller kunnen werken.

Wil je meer informatie? Neem contact met ons op!