Binnen veel organisaties wordt AFAS gebruikt om signalen te versturen die automatisch workflows of e-mails activeren. Echter, het optimaliseren van deze signalen wordt nog vaak over het hoofd gezien. Dit leidt tot onnodig veel handmatig werk en inefficiëntie. Consultant Sander ziet regelmatig dat bedrijven nog niet optimaal gebruik maken van de mogelijkheden binnen AFAS. Het bundelen van signalen in één dossieritem kan echter aanzienlijke tijdsbesparingen opleveren en zorgt voor een gestroomlijnd proces.
Hoe worden signalen optimaal ingericht?
Bij het inrichten van signalen binnen AFAS is het raadzaam om voor de signalen een specifiek dossieritem aan te maken. Dit dossieritem zorgt ervoor dat alles overzichtelijk blijft en het proces eenvoudiger wordt. De aanbevolen instellingen voor een dergelijk dossieritem zijn:
✔ Aanleiding: Ja (Dit maakt het mogelijk om de workflow te starten vanuit het signaal)
✔ Verantwoordelijke: Ja, maar niet verplicht (Zo kan de workflow via een verantwoordelijke verlopen)
✔ Toelichting: Ja (Hier kan extra tekst worden toegevoegd die specifiek is voor het signaal)
✔ Bestand koppelen: Ja (Zodat documenten automatisch aan de workflow kunnen worden toegevoegd)
Naast deze instellingen kan het gebruik van kenmerken helpen om signalen aan specifieke workflows te koppelen. Dit zorgt voor meer overzicht en maakt het gemakkelijker om alles goed te organiseren.
Werken met verschillende bestemmingen
Binnen dit dossieritem kunnen verschillende workflows voor diverse bestemmingen worden aangemaakt. Bijvoorbeeld:
- Een workflow naar de leidinggevende
- Een workflow naar HR
- Een workflow naar de verantwoordelijke
Het voordeel hiervan is dat er niet voor elk signaal een nieuwe workflow aangemaakt hoeft te worden. Door signalen eenvoudig te koppelen aan bestaande workflows via kenmerkcombinaties, wordt tijd bespaard en blijft alles overzichtelijk.
Wat is het voordeel?
In situaties waarin signalen niet gebundeld worden in een dossieritem, wordt vaak voor elk signaal een apart dossieritem en een aparte workflow gecreëerd. Dit leidt tot meer onderhoud en hogere kosten voor de inrichting van het proces.
Door met één workflow voor meerdere signalen te werken, is het mogelijk om een toelichting op de workflow te geven, maar vaak is dit niet direct zichtbaar binnen de workflowtaak zelf. Een oplossing hiervoor is om deze toelichting direct in het signaal op te nemen. Wanneer de medewerker de workflow start, ziet hij of zij direct de toelichting. Dit zorgt voor minder werk, maar behoudt tegelijkertijd de structuur en duidelijkheid in de werkwijze.
Het probleem zonder bundeling van signalen
Wanneer signalen niet gebundeld worden in een dossieritem, ontstaat er een situatie waarbij voor elk signaal een nieuw dossieritem met een aparte workflow wordt aangemaakt. Dit resulteert in meer onderhoud en meer inrichting van het systeem, wat veel extra werk met zich meebrengt.
In sommige gevallen wordt daardoor de voorkeur gegeven aan het niet koppelen van workflows aan signalen, wat op het eerste gezicht tijd bespaart. Dit vermindert echter de mogelijkheden voor een gestroomlijnd proces en verlaagt de kwaliteit van de dossiervorming.
Het doel van een signaal dossieritem
Het doel van het werken met één dossieritem voor signalen is om de autorisatie beter in te richten en de dossiervorming te verbeteren. Daarnaast kan door het hergebruiken van bestaande workflows veel tijd bespaard worden. Door signalen op deze manier te koppelen, kunnen bedrijven hun werkproces efficiënter inrichten en minder handmatige handelingen uitvoeren.
Het eindresultaat
- Door signalen via een dossieritem te laten verlopen, ontstaan de volgende voordelen:
- Inzicht: Het is eenvoudig te herkennen of een dossieritem afkomstig is van een signaal, wat het mogelijk maakt om gerichte analyses en overzichten te maken.
- Efficiëntie: Nieuwe signalen kunnen snel worden gekoppeld aan bestaande workflows, zonder dat er steeds nieuwe workflows gecreëerd moeten worden.
Kortom, door deze werkwijze te implementeren, kunnen bedrijven veel tijd besparen en hun werkprocessen efficiënter inrichten.