Het komt vaak voor binnen organisaties: er is behoefte aan data uit AFAS, maar de verkregen gegevens moeten eerst handmatig bewerkt worden voordat ze bruikbaar zijn in een presentatie. Dat kan slimmer! Door een goed doordacht ontwerp te maken, wordt niet alleen tijd bespaard, maar de beschikbare data ook beter inzichtelijk en direct bruikbaar.
De data visueel aantrekkelijk maken
Als je de data uit AFAS haalt dan kan je deze niet direct verwerken in een presentatie of verslag. Hiervoor moeten we de data eerst visueel aantrekkelijk maken. Excel heeft hier een aantal goede tools voor: de draaitabel en bijbehorende grafieken. De tip van de dag is dan ook: Wist je dat je standaard je analyses kunt laten openen met grafieken en draaitabellen?
Dit doe je als volgt.
- Maak je gewenste analyse, zorg dat je filtering en gegevensverzamelingen goed zijn ingericht. Als je analyse klaar is open je deze in Excel.
- In Excel maken we nu op een tweede werkblad een draaitabel van de gegevens. Kies hierbij voor ‘Invoegen’ en kies voor draaitabel. Je kunt de gegevens als tabel gebruiken als bron.
- Maak de gewenste draaitabel. Als je deze af hebt, kun je de draaitabel selecteren en kiezen voor ‘Invoegen’ en een gewenste grafiek kiezen. Deze plaats je vervolgens op het werkblad.
- Voeg eventuele extra grafieken of ‘Slicers’ toe zodat de data overzichtelijk en goed te filteren is. Sla hierna je ontwerp op in Profit.
Eindresultaat
Als je bovenstaande hebt gedaan, zal de analyse elke keer als hij gegenereerd wordt automatisch openen met de draaitabel en de grafieken aanwezig. Zo kun je gelijk aan de slag met de data zonder zelf nog aan grafische vormgeving te doen. Dit scheelt tijd en geeft meer inzicht in de opgevraagde gegevens.
Benieuwd naar andere tips van onze AFAS Consultants, inspirerende klantverhalen en de ervaringen van onze medewerkers? Bekijk dan ook eens de andere artikelen op onze inspiratiepagina.